Por Willy Marcellini Ramírez (*)
Los negocios que quieren crecer, que quieren escalar, sea pequeño, mediano o grande, deben mejorar en su administración, partiendo por conocer los ingresos por venta, las ganancias y el flujo de caja libre. Se debe tener en cuenta que, si no implementamos esos conocimientos básicos en los negocios, es poco posible su viabilidad o que se sostenga en el tiempo. Considerando siempre que cada negocio es diferente y los retos de cada uno pueden ser diversos y diferentes, que tal vez requieran la ayuda de un especialista.
Ya en el plano de la correcta administración del dinero, es importante: saber separar el dinero del negocio de tus gastos personales y no mezclarlos”, saber que los números son el lenguaje de los negocios y debemos tener mecanismos de su registro y control, conocer los tres reportes clave (Ingresos y Gastos, El Balance y el Flujo de Caja). A continuación, te presento tres recomendaciones adicionales muy valiosas para tu negocio:
– Debes hacer tu presupuesto. Esto quiere decir que como emprendedor, dueño de negocio o administrador de un negocio tienes la tarea de proyectar los ingresos que tendrás, los gastos en los que incurrirás y finalmente el beneficio neto (o la pérdida) que vas a tener, en un periodo dado que puede ser mensual, trimestral o anual. Desafortunadamente, la gran mayoría de pequeños negocios no acostumbran a realizar sus presupuestos y esto es un error gravísimo que pone en riesgo al negocio. Hacer los presupuestos te es favorable porque te permite saber o aproximarte a cuánto necesitas vender en tu negocio, en qué y cuánto dinero tendrás que destinar (gastar) para generar esas ventas y cuánto serían las ganancias que obtendrás o tal vez sean pérdidas en las que incurrirás. Saber esto sin lugar a duda te permitirá conocer y determinar cuál es el punto de equilibrio de tu negocio. El punto de equilibrio es el punto donde tus ingresos pueden cubrir tus gastos antes de obtener ganancias. Muchos emprendedores se aventuran a realizar grandes inversiones al abrir o implementar su negocio, sin saber siquiera cuanto deben vender diario o mensual para poder cubrir sus gastos mensuales, tales como el pago de alquiler del local, pago de servicios (energía eléctrica, agua, internet, teléfono, vigilancia, servicios contables, personal, etc.). Y resulta que, a fines de mes, luego de abierto su negocio, tienen que realizar sus pagos, pero como no han realizado las ventas suficientes tienen que coger dinero de su caja (de su capital de trabajo) para cubrir sus gastos, pero este dinero muchas veces estaba destinado o planificado para la compra de los productos o la mercadería para la venta, y no para el pago de los gastos. Y como esto sucede mes tras mes, muchos negocios se van descapitalizando en detrimento de su negocio, que al resultar desabastecidos con insuficientes productos no captan clientes y, por el contrario, van perdiendo sus clientes que en principio estaban captando, y así en corto tiempo terminan por cerrar su negocio. Parece obvio, pero es muy frecuente ver esto sólo por no haber hecho un presupuesto al inicio del emprendimiento.
– Debes conocer el “ciclo de conversión del efectivo”. Este es el tiempo que toma comprar, producir, convertirlo en inventario, venderlo, convertirlo en una cuenta por cobrar y finalmente en efectivo. La clave es convertirlo en efectivo cuanto antes; es decir, tenerlo a nuestra disposición lo más rápido posible. Es necesario hacer un seguimiento de los depósitos, a las cuentas por pagar y a las cuentas por cobrar. Debes priorizar que el efectivo que sale en forma de costo regrese lo más rápido posible al negocio sin que se pierda en el camino.
– Debes mantener los gastos bajos y controlados. Los gastos altos muchas veces son gastos innecesarios que te comen las ganancias; además, varios gastos pequeños sumados pueden representar un gasto alto. Por tanto, debes saber cuáles son los gastos de tu negocio. En principio debes saber diferenciar gastos de costos. Los costos son aquellos pagos necesarios para el funcionamiento del circuito productivo o también son considerados inversiones que se identifican directamente con el ingreso, es decir son la inversión necesaria para producir un producto o prestar un servicio en particular, pero los gastos son los pagos que se realizan para llevar a cabo las actividades u operaciones habituales del negocio, tales como pagos de servicios de la oficina (electricidad, teléfono, administrativos, etc.). Los costos pueden ser directos o indirectos (son directos si son desembolsos directamente relacionados con la producción o venta de tus productos los servicios), por ejemplo, los empleados panaderos que se dedican a fabricar son un coste directo para una panificadora, porque intervienen directamente en la fabricación de los panes. Por el contrario, los empleados que están en la oficina haciendo las facturas, pese a que es importante en el cobro de los clientes, son un coste indirecto, ya que no intervienen directamente en el proceso productivo de la fabricación de los panes. Es necesario que lleves el control de tu inventario, de tus materiales, del financiamiento, de cada cosa de tu negocio. Recuerda, debes saber el costo y debes monitorearlos y controlarlos para no poner en peligro tu negocio, la clave es: control, control, control.
No olvides que la contabilidad y las finanzas son pilares para un negocio, que la rentabilidad se sostiene en las ganancias y está en los ingresos por ventas y el control de gastos. Saludos cordiales.
(*) Es licenciado en Administración por la UNMSM, MBA por la Universidad de Génova, Cofundador de EIDE (Escuela Internacional del Dinero y la Empresa) e Inversionista independiente en la Bolsa de Valores.
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