Por: Jorge Davila Chumpitazi
Muchas veces los administrados tienen inconvenientes al momento de presentar documentación en las mesas de partes de las municipalidades, y esto sucede por la poca capacitación que tienen los responsables de las unidades de tramite documentario, con sus pocas excepciones. En esta unidad, se inicia cualquier trámite administrativo para conseguir una respuesta y/o expedición de algún documento, asimismo, es la cara de presentación de toda entidad, en razón que además debería ser la encargada de orientar y apoyar a todos los administrados, siendo muchas veces la imagen principal. Por tanto, es importantísimo que el servidor que labora en estas unidades, deberán conocer su TUPA y el TUO de Ley 27444 (en adelante TUO), asegurando así, la atención idónea a los usuarios.
El problema que se genera, fundamentalmente, porque el personal de mesa de partes “califica” el documento, e indebidamente deciden si se recibe o no, lo cual no se encuentra dentro de sus facultades, solo deberían dar trámite, lo que sí podrían hacer, es orientar a los usuarios en relación a sus pretensiones, siendo que toda posible orientación al administrado resulta válida.
El artículo 135.1 del TUO señala (…) en ningún caso pueden calificar, negar o diferir su admisión, el personal de mesa de partes se encuentran obligados a recibirlos y darles ingreso para iniciar o impulsar los procedimientos; “no puede calificar su contenido, pues la tarea de decidir sobre lo solicitado corresponde a las autoridades destinatarias mediante el procedimiento administrativo pertinente”.
Las mesas de partes “carecen de competencia para pronunciarse sobre la validez del escrito, sobre su fundamento, y cualquier aspecto de fondo, corresponde solo a las direcciones técnicas a las cuales los escritos van dirigidos.
Plazo para tramitar los documentos de mesa de partes. El art. 128.2 del TUO precisa que, concluido el registro, los escritos o resoluciones deben ser cursados el mismo día a sus destinatarios, del mismo modo el art. 143.1 del mismo cuerpo normativo señala, a falta de plazo establecido por ley expresa, para recepción y derivación de un escrito a la unidad competente debe realizarse el mismo día de su presentación. A modo de ejemplo: Si un administrado presenta en mesa de partes una solicitud peticionando vacaciones, el escrito debe ser tramitado en el día a la autoridad encargada de conocer y resolver ese pedido.
Si la autoridad se niega a recepcionar mi documento, ¿Qué puedo hacer? lo más recomendable es hacerlo mediante una carta notarial. Además, se puede aplicar el art. 132 del TUO, que ha previsto la posibilidad de presentar en las oficinas de las autoridades políticas del Ministerio del Interior del lugar de su domicilio; es decir, el documento puede ser presentado ante el Prefecto, Subprefecto o Teniente Gobernador del lugar, el mismo que se encargará de remitir a la unidad competente dentro de las veinticuatro horas, indicando la fecha de su presentación. Además, los servidores pueden ser quejados a través de la Secretaría Técnica de Procedimientos Disciplinarios y/o denunciados ante el Poder Judicial por omisión al cumplimiento de sus funciones.
Falta un requisito en el documento presentado. Mesa de partes debe de poner en conocimiento del administrado este hecho, con la finalidad que subsane dicha omisión. El art. 136.1 del TUO señala, deben ser recibidos todos los formularios o escritos presentados, no obstante incumplir los requisitos establecidos en la presente Ley, que no estén acompañados de los recaudos correspondientes o se encuentren afectados por otro defecto u omisión formal prevista en el TUPA, que amerite corrección. En un solo acto y por única vez, la unidad de recepción al momento de su presentación realizará las observaciones por incumplimiento de requisitos que no puedan ser salvadas de oficio, invitando al administrado a subsanarlas en un plazo máximo de dos días hábiles.
El artículo 136.2 de la Ley señala, la observación debe anotarse bajo firma del receptor en la solicitud y en la copia que conservará el administrado, con las alegaciones respectivas si las hubiere, indicando que, si así no lo hiciera, se tendrá por no presentada. El plazo de subsanación es de dos días hábiles.
Documentos que no se pueden exigir como requisito para un trámite a los administrados. El art. 48 del TUO señala, para el inicio de un procedimiento, las entidades quedan prohibidas de solicitar a los administrados la siguiente información: 1. Aquella que la entidad solicitante posea (…). 2. Aquella que haya sido expedida por la misma entidad (…). 3. Presentar más de dos ejemplares de un mismo documento. Salvo que la documentación puede ser presentada por el administrado de manera voluntaria. Adicionalmente, el D.L. N°1246 aprueba medidas de simplificación administrativa cuyo Art. 5 prohíbe a la Administración Pública de exigir a los administrados, los siguientes documentos: Copia del DNI, copia o partidas de nacimiento o de bautizo cuando se presente el DNI, copias de partidas de nacimiento o Certificado de Defunción emitidas con fecha reciente. Legalización notarial de firmas, salvo que se exija por ley. Certificado o constancias de habilitación profesional o similares expedidos por los Colegios Profesionales, cuando pueda ser verificada a través de su portal. No obstante, esta disposición no es aplicable en aquellas entidades ubicadas en zonas que no cuenten con acceso a Internet.Lo que nos queda, es que los Alcaldes reflexionen, y pongan personal calificado para que los gobiernos locales mejoren su atención a sus usuarios.
