“Desnaturalización, de la excepcionalidad a una costumbre en las entidades”
Por: Por Jorge Davila Chumpitazi
Siempre es un dilema, que tema de interés en gestión publica podría ser el próximo artículo, dentro de esas tertulias con mi amigo Jimy Salas, se discutió en relación a los encargos internos, y me pareció excelente la idea de tratar sobre los encargos internos, su problemática de esta institución administrativa, y que todos los servidores y/o funcionarios en algún momento tendremos relación.
Cada vez que existe una actividad en una entidad, se opta por el encargo interno, lo que resulta incorrecto administrativamente, y en algunas ocasiones hasta ilegal; a menos que esta se “imprevista”, es decir, como ejemplo podemos decir: todos los años hay carnavales, semana santa, día del campesino, fiestas patrias, aniversarios, navidad entre otras, por lo que estas deberían desarrollarse a través de planes (con la debida anticipación) por la gerencia de desarrollo social y/o desarrollo económico, u otras dependiendo de su estructura y funcionamiento, además de sus propias particularidades (cada entidad es única).
Por tanto el encargo interno es una “excepcionalidad” y debe ser regulado por una directiva (interna) de la entidad para su otorgamiento, de no existir se realiza de conformidad a la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77 y sus modificatorias. El articulo 40.1 establece: La entrega de dinero mediante cheque o giro bancario a personal de la institución para el pago de obligaciones que, por la naturaleza de determinadas funciones o características de ciertas tareas o trabajos indispensables para el cumplimiento de sus objetivos institucionales, no pueden ser efectuados de manera directa por la Oficina General de Administración o la que haga sus veces en la Unidad Ejecutora o Municipalidad (deberá existir un informe técnico de logística o abastecimiento o la que haga sus veces que justifique dicho encargo). Se regula mediante Resolución del Director General de Administración o quien haga sus veces, realizarse la descripción del objeto del “Encargo”, los conceptos del gasto, sus montos máximos, las condiciones a que deben sujetarse las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas y el tiempo que tomará el desarrollo de las mismas, señalando el plazo para la rendición de cuentas debidamente documentado.
La directiva interna es fundamental, porque regulara los motivos de la entrega de los fondos, el responsable, los plazos de rendición, entre otros. La autorización de pago corresponde a la máxima autoridad administrativa (titular del pliego), la que podrá se delegada (a algún gerente), no obstante, esta delegación no lo libera de responsabilidad. No procederá entrega de nuevos encargos a personas que tienen pendientes la rendición de cuentas o devolución de montos no utilizados anteriormente otorgados. La oficina de Contabilidad (unidad orgánica responsable realizar los exámenes a los expedientes administrativos previos a que pasen a tesorería, y esta última también tiene la obligación de revisar y cuestionar de corresponder, devolviendo el expedeinte si considera que existe algún impedimento de proseguir con el tramite administrativo) deberá de realizar el control de esta modalidad.
Los gastos efectuados en la modalidad de encargo, deberán ser sustentados mediante documentos de pago, debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo. Y solo se atenderán pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y urgentes tales como refrigerios, aportes, movilidad, entrega de permiso en efectivo y otros; así como; el pago de jornales, debidamente autorizados.
El incumplimiento de la directiva de encargos internos de su entidad y las Normas Generales de Tesorería, conlleva a responsabilidad administrativa de los servidores y funcionarios que recibieron el encargo y a los funcionarios que tienen competencias para autorizar el uso de los recursos financieros. Empero no acaba ahí, puede extenderse a una responsabilidad penal, la Sala Penal Permanente a determinado en la Casación N.° 288-2021 Huancavelica que: La no rendición de gastos por encargo interno configura el delito de peculado por apropiación al no existir documentación que corrobore la correcta utilización de los fondos del Estado. La transparencia y la rendición de cuentas son principios que rigen la gestión pública y contribuyen a estrechar los vínculos con la población, adquirir mayor legitimidad y prevenir la comisión de actos de corrupción. Estos mecanismos forman parte de la responsabilidad pública de poner la información a disposición de la población sobre cómo, en qué y para qué se destinan los fondos públicos.
Todo lo expresado se encuentra en las normas, empero, lo más importante es generar una reflexión a los servidores para que no tengan responsabilidades penales, civiles y/administrativas frente a la mala rendición de encargos; por ello, solo se debe cumplir a cabalidad la directiva que maneja la entidad donde laboramos y/o la directiva de Tesorería (en caso no tener una directiva), así que recordemos, seguir estos consejos gubernamentales para no tener problemas, tales como: 1. No aceptar gastos que no estén relacionados con el objetivo del encargo. 2. No aceptar gastos que estén fuera del periodo de programación de las actividades. 3. No entregar nuevos encargos a personas que tengan pendientes la rendición de cuentas. 4. No entregar nuevos encargos a personas que tengan pendientes la devolución de montos no utilizados de encargos anteriores.
Finalmente, cuidado con las malas prácticas de algunos servidores y/o funcionarios, por eso no aceptar presiones de los superiores para que continúen el tramite (tesorería y contabilidad) o para que acepten encargos ficticios (cualquier servidor) y solo se compre boletas para cubrir otros gastos o adueñarse de dinero del Estado, poner firmes o dar un paso al costado, no se arrepentirán de actuar de esta manera.
