La modernización del Estado y los Archivos

Por: Lic. Adm. Deomar Hidalgo Salas

La modernización del Estado requiere de una estructura ágil, con menos niveles de jerarquías funcionales, con funcionarios y servidores idóneos para los cargos; ciudadanos participativos para el seguimiento y control de las actividades públicas y con una legislación que vaya en armonía con los avances de las tecnologías de la comunicación e información.
Los archivos juegan un papel muy importante dentro de este enmarañado engranaje burocrático del Estado; ya que tiene que velar por la defensa de la información registrada en los documentos que se van generando en cada nivel de las estructuras organizacionales, así como también brindar la información en tiempo real a los que lo soliciten y que por lo general, en el nivel de archivo de oficina, sirve para la toma de decisiones por cada funcionario o servidor público; en este nivel de la administración, es lo que le conocemos como ARCHIVO DE GESTION ó SECRETARIAL, que luego de ser conservado por un tiempo determinado, pasa al siguiente nivel de archivo, que se llama ARCHIVO CENTRAL. Hasta aquí la documentación sirve directamente para la gestión administrativa, como sustento o prueba jurídica.
Quizá muy pocas personas saben o conocen de la existencia formal del primer nivel de archivo dentro de la entidad, pero producen, usan y se benefician de los documentos. Razón por la cual muchos funcionarios no le dan la debida importancia, solo sienten su valor e importancia cuando se encuentran en situaciones difíciles, como en el caso de una auditoría, examen especial o denuncias públicas por la poca transparencia en el uso de los recursos públicos. Aquí piensan que la gestión documental es un trabajo de los informáticos, ya que son ellos los llamados a sistematizar un procedimiento administrativo; cosa que está alejada de la realidad, porque, es función archivística desde la gestación del documento hasta su conservación o eliminación definitiva; todo este proceso tiene que ver con la gestión documental y cuya responsabilidad recae en el personal administrativo de la entidad, que en muchos casos está asignado como competencia de la secretaria de oficina; que por su puesto tiene que estar capacitada para el diseño, creación, tramite, organización y servicio de los documentos.
No olvidemos que la archivística es la ciencia dedicada al estudio de los archivos y el documento es el objeto de trabajo dentro de cada archivo. Hoy con el uso de las tecnologías de información y comunicación, se están produciendo documentos en soporte diferente al papel, pero ello no desdice que este fuera del campo de acción de la archivística. Si no demos una mirada al concepto de documento establecido por el Consejo Internacional de Archivos”. Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad”, asimismo el Decreto Supremo N° 008-92-JUS, que es el reglamento de la Ley 25323 “Ley del Sistema Nacional de Archivos; en su Art. 5 dice: “Documento archivístico es aquel que contiene una información de cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o jurídica, institución pública o privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnológico”.
Actualmente, las organizaciones públicas y privadas están produciendo documentos en soporte digital o electrónico, basados en las nuevas normas del uso y producción de documentos, establecidos en el D. Leg. 681 “Uso de nuevas tecnologías para el archivo de documentos e información”, su reglamento el D.S., 009-92-JUS, y ampliado para ser usado por las entidades públicas a través del D. Leg. 827. Asimismo se han dado mayores facultades para que el personal responsable de los archivos en la administración brinde información pública a los ciudadanos, de acuerdo al D.S. 070-2013-PCM, que es la modificatoria del reglamento de la ley de transparencia y acceso a la información pública.
Estamos viviendo una época en que los ciudadanos exigen al estado; que los servicios que bridan las entidades públicas sean en plazos más cortos posibles y para ello se necesitan dos cosas principales dentro de las instituciones públicas:
1.- Contar con un sistema de archivos institucional bien estructurado, que garantice la inalterabilidad de la información y su durabilidad.
2 – Organización de los documentos de archivos de acuerdos a los principios, métodos y técnicas de la archivística
Esto nos va permitir tener una gestión administrativa, eficiente, eficaz, transparente y con acceso de servicio en tiempo real para los ciudadanos, para la toma de decisiones de los funcionaros y directivos dentro de cada entidad y una garantía de conservación integral de los documentos como valor histórico o bien cultural.

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