¿DÓNDE ENCUENTRO LOS REQUISITOS, PLAZOS, Y EL ÁREA QUE RESUELVE MI SOLICITUD EN UNA MUNICIPALIDAD?

 “Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA”

Por: Jorge Davila Chumpitazi

Suele suceder que un ciudadano desea solicitar un servicio (realizar trámite) ente una municipalidad, empero, no sabe qué requisitos se necesitan, por lo que suele acercarse a la entidad en forma personal, generándose una perdida de tiempo innecesaria, y recargando la labor administrativa de las oficinas donde acude, no obstante, pudieron haber obtenido dicha información en el Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA digital, el cual se encuentra el portal institucional (web), descargarlo y tener conocimiento pleno de cómo realizar su trámite, ahorrándole tiempo, esfuerzo y dinero.

Este desconocimiento de como acceder al TUPA no solo es del vecino, sino, en ocasiones de los mismos servidores de la misma entidad gubernamental, lo cual parecería ser algo insólito, porque el servidor, infiere ser aquel trabajador responsable de tener conocimiento pleno de sus funciones y obligaciones, que atenderá de manera adecuada y plena a sus usuarios, pero sucede que en ocasiones no tienen la preparación apropiada. Es transcendental que el servidor posea conocimiento vasto de todos los documentos de gestión de su entidad, es decir, tener como premisa de trabajo el saber manejar su TUPA.

Describiremos de la manera más sucinta lo que es el TUPA; es un documento de gestión que contiene toda la información relacionada con la tramitación de procedimientos que los ciudadanos realizan ante sus distintos órganos o unidades orgánicas. Es un instrumento que permite unificar, reducir y simplificar los procedimientos (trámites) para acceder a los servicios que brinda el gobierno local. En términos generales, cumple los siguientes objetivos: 1. Uniformiza los criterios que utiliza la administración pública para la creación y eliminación de procedimientos administrativos. 2. Agiliza los trámites mediante la aplicación de principios como la aprobación automática de los mismos o el silencio administrativo. 3. Simplifica la labor de la administración pública al reducir la cantidad de trámites y requisitos que se exigen al público. 4. Otorga eficacia en la labor de control de la administración pública. 5. Brinda seguridad jurídica en materia administrativa, puesto que los particulares sabrán exactamente qué es lo que sucede con sus trámites, el plazo de los mismos y ante quien formular impugnaciones. Es importante que se entienda que en el TUPA no se sumen requisitos innecesarios para trámites relativamente sencillos como contar con una licencia de funcionamiento o una autorización para anuncios publicitarios. No es cosa menor, el problema de burocratizar innecesariamente los requisitos, es decir, el solicitar documentos innecesarios o que posea la entidad. Ejemplo 1: Copia de DNI => este documento se puede obtener a través de diversas plataformas, lo que si se debe tener (dependiendo el caso) el DNI para presentar al momento de hacer su trámite. Ejemplo 2. Partida de nacimiento para un trámite ante la DEMUNA => no se debe solicitar si la entidad lo tienen en sus archivos de Registro Civil.

En palabras más coloquiales, con el TUPA sabremos: a. Los requisitos que necesitamos para presentar y se dé por procedente nuestro trámite. b. Derecho (costo a pagar) de trámite c. Los días que tiene como plazo máximo para que nos responda la entidad, d. Cuál es la oficina o gerencia donde se inicia el procedimiento e. Autoridad que resolverá. f. Saber qué tipo de trámite es el que estamos solicitando, automático (se considera aprobado con la sola presentación de la solicitud y los requisitos que se exigen), silencio positivo (me doy por aceptado si no me responde en el plazo previsto) silencio negativo (me doy por denegado si no me responde en el plazo previsto y puedo apelar sin que me dé respuesta la entidad) y g. Instancia que resolverá, ante quien puedo reconsiderar y/o apelar.

Teniendo en claro, lo importante que es este documento de gestión y la problemática existente de su desconocimiento o poco conocimiento, debemos saber que esta dificultad responde a la inexperiencia de los servidores en asuntos municipales, falta de funcionarios que conozcan los aspectos esenciales de la racionalización (simplificación) administrativa, lo cual no debería ser pasado por agua tibia por los alcaldes; es muy importante, que los servidores conozcan su TUPA, con ello se podría asegurar que se oriente de manera adecuada a los ciudadanos que se presentan a su entidad. La unidad orgánica que debería estar muy bien preparada sobre este documento de gestión, es mesa de partes, porque este, es el primer lugar donde normalmente se dirige el usuario, o, podría existir un área de Atención al Público, que se encargue solamente de orientar a los administrados (este último suele existir en gobiernos locales grandes).

Lo expresado debe generar una reflexión en relación a como nos comportamos como servidores municipales (aplica para todo trabajador del estado), debemos ser más diligentes en nuestras actuaciones y capacitarnos constantemente, para poder brindar un buen servicio municipal a nuestros usuarios, y de a pocos quitarnos esa mala imagen, de entidad ineficiente.

Muchas soluciones de la gestión gubernamental, gira en base a contratar y/o designar a eficientes funcionarios/servidores, puesto que serán ellos los que ejecuten las decisiones del titular del pliego, creo firmemente que se puede realizar una buena gestión municipal en relación con tomar buenas decisiones.

No dejemos que nuestra municipalidad camine en automático, aún quedan tres años y meses, y es una obligación de los alcaldes el poder trascender como funcionarios de elección popular.